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        拒絕窮忙!如何把時間用在最重要的事上?

         

         

         幾個概念 

         


        吃青蛙的真相:“青蛙”是指你最艱巨、最重要的任務,它極具挑戰性,你做了就能帶來很大價值的事情。

         

        吃青蛙定律1:如果你必須吃的兩只青蛙,那么要先吃那只長得更丑的。優先處理更困難、更重要的任務,先難后易。

         

        吃青蛙定律2:如果你要完全吃掉一只活青蛙,卻只是一直坐在那里盯著它看,看得再久也無濟于事。要立即行動,持之以恒,直至全部做完為止。

         

        打造正能量加速器:一項重要任務的完成,會使你的大腦釋放出內啡肽(endorphin),它會帶給你一種很“high”的感覺——正能量加速器,觸發你大腦中清醒、自信、有能力的自我感覺。

         

        一旦你打造出這種正能量加速器,你就會下意識地用這種方式來安排自己的生活,你會不斷去啟動和完成那些更重要的事情和項目。你會逐漸對這種習慣上癮,會對事業的成功和做出的貢獻上癮,持續擁有正能量的感覺。

         

        想擁有幸福的生活、成功的事業和良好的自我感覺的關鍵之一,就是完成重要的事情。

         

        時間管理的真相:只有學會放棄,把時間和精力放在那些能夠改變你生活的重要事情上,才能有效地安排你所要面對的那些事情。

         

        效仿成功人士:只要找出某個領域里的成功人士是怎么做的,然后效仿他們的做法,直到取得與他們一樣的成就,就可以實現自己確定的任何目標。

         

         

        一、明確目標

         

         

        首先,要確定你在生活中的每個領域要達到的目標是什么,然后再決定把什么作為你要吃的“青蛙”。

         

        一個人對自己目標越明確,對實現目標的步驟越清晰,就更容易實現目標。

         

        吃青蛙定律:把目標寫在紙上。

         

        有一個方法對設定并實現自己的目標非常有效,它包括以下7個步驟:

         

        第一步:明確你究竟想要什么。

         

        第二步:把你的目標寫下來。寫下來的目標就清晰化、具體化,且有生命力。

         

        第三步:為你的目標設定一個完成的最后期限;必要的情況下,設定出子目標的期限。應該完成的任務+最后期限,保證你不會拖延。

         

         第四步:列任務清單。把你所能想到的、所有要完成的事項都列在一個清單上。

         

        只要你一想起新的活動,就添加到清單上。不斷完善清單,直到把所有事項羅列完整為止。這份清單能將你的目標和任務具象化。

         

        第五步:進一步梳理整個清單,使之成為一份計劃。花一點時間,按優先級順序來整理計劃。決定做事情的先后。

         

        這里有一個更有效的方法:

         

        你需要在一張單頁紙上,把計劃中的任務用一系列具象的方框或圓形的流程符號表示出來,然后用直線和箭頭把每個任務連接起來,標明相互之間的關系。

         

        這樣你把目標分解成一個個具體的任務之后,你會驚訝地發現,實現目標變得簡單多了。


        第六步:根據計劃馬上采取行動。

         

        第七步:每天解決一部分問題,向前推進主要目標的實現。

         

        每天早晨,從當下最有助于實現你最重要目標的最重要的任務開始工作。

         

         

        二、制訂計劃

         

         

        你一定聽說過一個古老的問題:“怎樣才能吃掉一頭大象?”

         

        答案是:“一口一口地吃!”

         

        同樣的道理,你怎樣才能吃掉那只最大、最丑陋的青蛙?當然是用同樣的辦法。

         

        把我們要做的事情逐步分解為一系列的行動,然后從第一步開始著手做。

         

        亞力克·麥肯齊說:“不謀而動,是所有失敗的原因?!?/span>因此,計劃制訂得越周密,你就越容易克服拖延癥、迅速行動、吃掉青蛙,并能不間斷地保持行動的狀態。

         

        每天你只要拿出10-12分鐘來制訂計劃,就能節省出將近2小時的時間(約為100-120分鐘)。


        1.針對不同目標制定不同的計劃

         

        首先,擬訂一份總計劃。在這份計劃上,你把能想到的、未來能做的每一件事情都寫下來。

         

        其次,制訂一份每月計劃。

         

        再次,制訂一份每周計劃。

         

        最后,制訂一份每日計劃。把每月計劃和每周計劃上列出的事項分配到每日計劃上,在每日計劃上寫出你在第二天需要完成的所有工作。白天工作時,每完成一項工作,就勾掉一項。

         

        當一天工作結束后,要開始制訂第二天的計劃。把尚未完成的事項、需要在第二天完成的事項,都寫在第二天的計劃上。即使你入睡了,你的潛意識也會圍繞這個計劃轉。

         

        當你第二天早上醒來,你的腦海中就會涌現出靈感,從而使你更好、更快地完成工作。

         

        2.為項目制定一份計劃

         

        無論你要完成什么項目,在行動前,制訂一份計劃。在這份計劃上,把你要完成的工作、所需要執行的每一步工作都寫下來,然后根據它們的重要程度安排先后順序。

         

        個人高效能工作的最重要法則之一就是10/90法則,即整個工作的前10%的時間用于制訂計劃、組織工作,那么在實際完成工作的過程中將節約90%的時間。

         

        提前把每天的工作計劃好,你的工作進展更順利,你做任何事情也會比預想得更快,結果更圓滿。

         

        需要注意的是,把每一項主要目標和任務都寫在計劃上,然后根據優先級和時間順序,把最重要的和需要最早完成的排在前面。

         

         

         

         

        三、沖動消費就是變窮的元兇

         

         

        吃青蛙定律:抵制誘惑,不被小事引誘。

         

         

         

         

        只要我們能善用時間,就永遠不用愁時間不夠用。

        ——歌德

         

         

         

        80/20法則是時間管理和生活管理方面最有用的概念之一。它由意大利經濟學家維爾弗雷多·帕累托在1895年首次提出。后來,他進一步發現,實際上所有的經濟活動都遵循著這一法則。

         

        很多人忙忙碌碌,但幾乎看不到工作的結果,原因在于他們忙碌的是一些低價值的任務,對能產生最大價值的最重要的10%~20%的項目卻一拖再拖。

         

        因此,當你開始工作前,首先問自己:

         

        “在我所有的活動中,這項任務屬于最重要的那20%嗎?”

         

        你每天一開始能完成最重要、最有價值、最復雜、最艱難的任務,每次處理任務也從最難、最有價值的部分開始。

         

        對于可以改變你的人生和事業的少數活動,你應該花費越來越多的時間;對于不影響你的人生和事業的低價值的大量活動,你花費的時間應該越來越少。

         

         

         

        四、考慮效果

         

         

         

        吃青蛙定律:未來的意義常常會左右目前的行動。

         

        哈佛大學的愛德華·班菲爾德博士經過50多年的研究得出了一個結論,成功人士通常都是擁有長時間觀念的人。

         

        他們都明確地以未來為導向,他們能想到未來5年、10年、20年的目標,并據此分析目前所做選擇和活動,確保當下的選擇和行動符合他們對未來的長期規劃。

         

        因此,在開始做任何事情以前,你應當問自己:

         

        “完成某項任務或不完成該任務,會對未來的發展前景有什么影響?”

         

        如果一項任務或活動具有巨大的發展前景,那么你就應當把它放在高優先級位置并立即動手去做。對任何必須要做的事情,一定要下決心把它做好。

         

        吃青蛙定律:時間有限,任何人都無法做完所有的事情。

         

        只做哪些以后能獲得正面效果的工作,做與完成最大目標有關的工作,你的時間是足夠的。

         

        如果你想專注地完成計劃上最重要的任務,每次要問自己3個固定的問題:

         

        第一個問題:

         

        我的最高價值工作是什么?我必須吃的那只最大的青蛙是什么?它會給你所在的組織、你的家庭、你的生活帶來最大的貢獻嗎?

         

        這類似于照相前的對焦,你必須自己提問和回答,清楚自己最有價值的活動是什么。

         

        第二個問題:

         

        “我只有把哪件事情做好了才會產生非凡的影響?”即屬于你的這只特殊青蛙是什么呢?其他人無法替代你完成的。

         

        第三個問題:

         

        “在此時此刻,對我來說最有價值的事情是什么?”換句話說:“此時我最大的青蛙是什么?”這是時間管理的核心問題。

         

        在每天每個小時的時間單元里,你問自己這個時間單元里最重要的事情是什么,然后約束自己不斷地將時間用在最有價值的工作上。

         

        完成之后,有思考下一步最重要的事情又是什么,如此循環。堅持要事優先的原則。正如歌德所說:“最重要的事情永遠最重要,不能被不重要的事情左右?!?/p>

         

        這三個問題的答案越準確,你就越容易明確地設定優先級順序,從而克服拖延癥,開始下一步的活動,將時間利用價值最大化。

         

         

        五、學會說“不”

         

         

        吃青蛙定律:當你不再去做那些低優先級的工作時,你的時間和生活才能完全掌握在自己手中。

         

        優先處理最艱難、最復雜的任務,推遲做那些低價值回報的活動。同時決定那些哪些事情可以委派、授權給其他人去做,或不做。除去“小蝌蚪”的干擾,集中精力吃青蛙。

         

        在時間管理的詞典里,有一個最有力的詞——“不”。在不會造成雙方誤解的前提下,你可以彬彬有禮地對他人說“不”,而且一定要說地明白、清晰。

         

        沃倫·巴菲特是全世界最富有的人之一,曾經分享他成功的秘密時這樣說道:“成功的秘密非常簡單,我會對當下不重要的事情直接說不?!?nbsp;

         

        在生活的各個方面,你都可以應用歸零思考法(zero-based thinking)來思考問題。

         

        不斷地問自己:“如果我還沒有開始做這件事情,而且我已經知道做完的后果,今天我還會如此這般再做一次嗎?”如果答案是否定的,那么這件事就應該創造性拖延或取消。

         

         

         

         

        六、持續不斷地練習使用ABCDE法

         

         

        ABCDE法是一種極為有效的設置優先順序的方法,目的在于分清事情的主次。你每天都可以使用這種方法,簡單有效。

         

        把每天/每項任務要做的所有事情全部列在紙上,并且在每一個任務前分別標上A,B,C,D,E。

         

        A類任務,表示一旦你完成它們,就會帶來很明顯的正向結果,否則會給你帶來非常大的消極結果。

         

        如果A類任務不止一項,那么你就應該在這些任務前分別用A-1、A-2等標記所有的任務,而A-1就是你要吃的最大的、最丑陋的那只青蛙。A類沒做完之前,決不去做其他事情。

         

        B類任務:指應該做的事情,如果你不做,后果并不十分嚴重,可能會讓一些人不高興。它是你工作和生活中的“蝌蚪”。

         

        當你還有一只大青蛙要吃的時候,決不要分心去吃一只小蝌蚪。

         

        C類任務:做了大家都愉快,不做也沒有人感到不悅的事情。

         

        比如給朋友打電話,與同事吃飯或喝咖啡,這些事情對你的職業生涯沒有任何積極的作用。

         

        D類任務:授權給他人去做的事情。你把本該做D類任務的時間留出來做A類任務。

         

        E類任務:完全可以不做的事情,這些事情對你來說,沒有任何意義。

         

        接下來的一個月,每天都練習使用ABCDE法來處理每一項工作。堅持一個月之后,你會養成先處理優先級最高的任務的習慣,未來在你掌握之中。

         

         

        七、聚焦關鍵結果領域

         

         

        吃青蛙定律:你最弱的關鍵結果領域會影響你發揮其他技能的水平。

         

         

         

         

        當一個人全身心地去做一件事,這個過程中他解決問題的能力將成倍增長。

        ——諾曼·文森特·皮爾

         

         

         

        關鍵結果領域是指為實現企業整體目標、不可或缺的、必須取得滿意結果的領域,是企業關鍵成功要素的集合,是對組織使命、愿景與戰略目標的實現起著至關重要的影響和發揮直接貢獻的領域。

         

        舉例來說,對公司領導或總經理而言,通過談判獲得銀行貸款是一個關鍵結果領域;對一位秘書或接待員而言,迅速有效地打印信函、打電話、引導來訪者都是關鍵結果領域。

         

        人們完成這些任務的能力在很大程度上決定他們的薪酬水平和晉升機會。

         

        一旦確定了你的關鍵結果領域,第二步是把這些領域的工作能力分成1-10共10個等級。

         

        哪個是你的強項?哪個是你的弱項?在哪些領域你能做得很好?在哪些領域你會做不好?

         

        要清楚地認識到自己的劣勢在哪里,然后為自己設定一個目標,制訂相應計劃,不斷充實、完善自己。也許你只需要在一個領域內有所改進,你就能成為業內最出類拔萃的人。

         

         

        八、遵守“3個”定律

         

         

        吃青蛙定律:在公司里,時間的質量最關鍵;在家里,時間的長短最重要。


         

         
         

         

        無論身處何境,傾你所有,盡你所能。

        ——西奧多·羅斯福

         

         

         

        在你的所有工作中,只有3項核心任務對你的公司和組織最有價值。

         

        首先列出一周/一月所有要做的事情。然后問第一個問題:“如果你每天只能做其中一項工作,哪項工作對你的公司貢獻最大?”你把這項工作找出來,并畫了一個圈。

         

        接著又問第二個問題:“如果除此之外你只能再選擇一項工作,哪一項工作對你的公司來說最重要?”再次做出選擇。

         

        接著又問第三個問題:“除此之外再選一項工作,哪一項工作對你的公司來說最重要?”再次做出選擇。

         

        其實你對公司90%的貢獻都來自這3項最重要的工作,無論它們是什么。你所做的其他工作都是輔助性或補充性的工作,可以交給別人做,或少做,甚至完全不做。

         

        職場上最講究的是“貢獻”。對于一名職場人士來說,無論是經濟上還是感情上的匯報,都與自己所做的工作或貢獻成正比。

         

        你必須為自己的公司做出更大的貢獻,你所做的最重要的3項工作就是你的價值所在。每天把所有精力全部放在這3項任務上。

         

        同時在生活上,確定生活中最重要的3個目標,然后根據優先級別進行排序。針對這些目標制定相應的計劃,然后全力以赴去實現。持續幾個月或若干年后,你會為自己取得的成就感到驚訝。

         

        你應該永遠記住一個事實:提高工作效率的目的是與家人一起享受高質量的生活。

         

        工作時全力以赴,只有把自己的工作做到最好,才能獲得最高回報。與此同時,也要記得“聞一聞路邊鮮花的芬芳”,永遠不要忘記你為什么要努力工作,不要忘記你投入如此多時間換來的一切是為了什么。

         

        你和自己所愛的人共同度過的時間越多,你的生活越幸福、快樂!

         

         

         

         

        九、做好充分準備再行動

         

         

         

        不管與生俱來的能力是高是低,你的潛力永遠大于你一生所表現出來的能力。

        ——詹姆斯·T.·麥凱

         

         

         

        克服拖延、提高工作效率最好的方法之一,就是在開始工作之前做好充分準備。

         

        這個準備包含兩個方面:

         

        一是將所有與完成工作相關的信息、報告、詳圖、文件等資料收集在一起,全部放在手邊,當你需要的時候不需要起身或離開座位去找。確保自己從工作開始到完成所需的都已經準備妥當。

         

        二是為自己布置出舒適、方便、適于長期工作的辦公環境,工位越干凈、整潔,你越容易啟動手上的工作并專注于工作。

         

        當所有的一切都收拾妥當、干凈有序時,你會感到工作的過程是一種享受,同時你會像滿弓上的箭一樣,蓄勢待發,只需要一點點動力,就能著手處理最重要的工作了。

         

        做事原則1:只要大方向正確就行,邊干邊調整。不要奢望第一次就能把一切做得盡善盡美。

         

        做事原則2:如愛默生所言,“迎難而上,一切都會迎刃而解”。

         

        在通往成功的路上,我們最大的障礙不是缺乏能力、機遇,而是害怕失敗、害怕被拒絕,以及由此產生的對自己的懷疑。

         

         

        十、每次到達下一個油桶

         

         

         

         

         

         

        只要一步一個腳印,堅持不懈地努力,即使是資質平平的人也能取得非凡的成就。

        ——塞繆爾·斯邁爾斯

         

         

         

        有這樣一句古老的諺語:“一步跨過院子難如登天,一步跨一英寸(=0.0254米)易如反掌?!?/p>

         

        克服拖延癥最好的方法之一:不要把自己面前的工作看作一個龐然大物。相反,一次只處理力所能及的一部分。吃掉一只大青蛙最好的方法之一,就是一口一口地吃。

         

        多年前,博恩·崔西曾駕駛一輛破舊的路虎車穿越撒哈拉沙漠的中心地帶塔奈茲魯夫特,即現在的阿爾及利亞的偏遠地區。

         

        這片沙漠方圓900平方千米,寸草不生,一望無垠,在過去的很長時間里,曾經有約1300多人試圖穿越這片沙漠,卻中途葬身此地。

         

        為了解決這片沙漠沒有任何指示標識的問題,法國人曾經用許多黑色的、容積為55加侖(=3.785升)的汽油桶來做標記,“每隔5千米安放一個汽油桶”,因為這個距離正好是人們橫穿沙漠時視線所及的最遠距離。

         

        白天,無論在哪里,都能看到2個汽油桶,一個是剛經過的,另一個是5千米以外的下一個汽油桶。僅僅按著“每次到達下一個汽油桶”的目標,就穿過了世界上最大的沙漠。

         

        用同樣的方法,你可以一步一步地完成生命中最艱巨的任務。你的任務就是向自己視線所及的最遠的地方前進。

         

        要完成一項艱巨的任務,你必須實實在在地邁出第一步,而且能清楚地看到第二步。

         

        記住這個建議:“大膽地前進,你會得到想要的?!睂P闹轮?、一次完成一個任務。這件事情高效、圓滿地完成之后,再接著做下一個任務。

         

         

        10點帶你總結這本書

         

         

        1、明確目標:確定自己究竟想要什么。目標清晰至關重要。在每天開始工作之前,把你的目標全部寫下來。

         

        2、每天提前做計劃:一邊思考,一邊把你的想法寫在紙上。你花在準備工作上的每一分鐘,都將使你在工作過程中節約5-10分鐘。

         

        3、80/20法則用于你的所有任務。把你的精力集中在那20%的任務上。


        4、考慮效果:你最重要的、優先級最高的事情是那些將對你以后的生活或工作產生最重要影響的事情,無論其影響是正面的還是負面的。你應該最優先處理這些事情。

         

        5、“創造性拖延”練習:既然你沒有時間去安排所有的事情,你就必須學會推遲處理那些沒有什么意義的工作,從而騰出時間來處理那些少數的、重要的工作。

         

        6、持續不斷地練習使用 ABCDE法:根據自己列出的任務計劃,在開始工作之前,先抽出一點時間,根據優先級對這些事情進行安排,從而確保你先處理最重要、最有價值的事情。


         7、聚焦關鍵結果領域:要想圓滿地完成自己的工作,你必須具備哪些能力和技能?找出答案,然后日益精進,解決上述問題。

         

        8、遵守“3個”定律:找出你的工作中的最重要的3 件事情,你對公司90%的貢獻都來自這3件事情。無論如何,都先把這些事情做好,然后,你才能騰出更多的時間來安排個人的家庭和生活。

         

        9、做好充分準備再行動:開始工作前,先把一切都準備就緒,包括所有的資料、信息、工具、材料,以及你需要的數據,然后,你就可以全身心地工作了。

         

        10、每次到達下一個油桶:如果你每次能階段性地推進下一步工作,那么你就能完成最艱巨、最復雜的工作。

         

        伽利略說:你不能教會一個人所有的事情,你只能引導他從自身出發,去解決問題。

         

        每當發現一個管理時間的好方法時,我會立刻在自己的工作和生活中加以實踐。

         

        上海外服國際人才培訓中心:

        隸屬東浩蘭生集團上海外服(集團)有限公司。致力于提供在戰略引導下的、基于流程的綜合性人才發展咨詢、培訓、認證解決方案。

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        電話:  021-62778990

         


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